Das digitale Wohnungsabgabeprotokoll

Bei der Wohnungsabnahme wird ein Tablet und kein Papier mehr verwendet. Dies hat für die Verwaltung mehrere Vorteile: Die Mieträume können mit dem Tablet fotografiert werden; das Programm berechnet die Zustandswerte automatisch; das Abgabeprotokoll wird mit dem Server oder der Cloud der Vermieterin synchronisiert; und schliesslich können die im Protokoll erfassten Daten direkt in die Schlussabrechnung importiert werden. Zudem ist es möglich, das Abgabeprotokoll auf dem Tablet zu unterzeichnen. Dies geschieht entweder mit einem speziellen Stift oder aber durch Zeichnen der Unterschrift mit dem Finger. Was aber bedeutet ein solches digitales Abgabeprotokoll aus rechtlicher Sicht?

Das Gesetz schreibt die Verwendung eines Abgabeprotokolls bei der Beendigung des Mietverhältnisses nicht vor. Folglich gibt es auch keine gesetzlichen Formvorschriften für Abgabeprotokolle. Mangels gegenteiliger Schriftlichkeitsabmachung ist ein digitales Abgabeprotokoll somit grundsätzlich gültig. Aber selbst wenn die Parteien in einem Mietvertrag oder in allgemeinen Geschäftsbedingungen Schriftlichkeit vereinbart hätten, könnten sie (selbst formfrei) im gegenseitigen Einvernehmen davon abweichen. Ein Mieter, der das digitale Protokoll unterzeichnet, dürfte spätestens mit dieser Handlung auf die Einhaltung der ursprünglichen Schriftform verzichtet haben.

Nach der Schweizerischen Zivilprozessordnung gelten elektronische Dateien als Urkunde (Art. 177 ZPO). Somit kann das digitale Abgabeprotokoll im Zivilprozess als Beweismittel verwendet werden. Es unterliegt der freien Beweiswürdigung des Gerichts.

Was die Unterschrift auf dem Tablett mit dem Stift oder Finger betrifft, so gilt diese nicht als eigenhändige Unterschrift im Sinne des Gesetzes (Art. 14 Abs. 1 und 2 OR). Auch stellt sie keine qualifizierte elektronische Signatur dar (Art. 14 Abs. 2^bis OR). Dennoch ist eine solche digitale Unterschrift imstande, die auf dem Formular festgehaltenen Behauptungen (z.B. Abnützung, Mängelrüge, Beschreibungen, Schuldanerkennung oder Vereinbarungen) zu beweisen oder zumindest deren Empfang zu bestätigen. Der Mieter müsste in diesem Fall schon begründete Zweifel an der Echtheit des digitalen Protokolls wecken, wollte er dieses nicht gegen sich gelten lassen.

Im Weiteren stellt sich beim digitalen Abgabeprotokoll die Frage, ob es nach erfolgter Unterschrift auf dem Tablet nicht verändert wurde. So könnte ein Mieter beispielsweise behaupten, das Protokoll sei nachträglich angepasst worden. Denn grundsätzlich sind die digitalen Abgabeprotokolle nicht speziell verschlüsselt, sodass spätere Manipulationen daran nicht ausgeschlossen werden können. Die vorsichtige Vermieterin wird sich also überlegen müssen, wie sie dieser Problematik begegnen kann. Ein Lösungsansatz wäre, das digitale Protokoll dem Mieter bereits unmittelbar nach der Unterzeichnung per E-Mail zukommen zu lassen. Denn so wäre es dem Mieter möglich, umgehend zu kontrollieren, ob es mit den Feststellungen anlässlich der Abnahme übereinstimmt.

Soll das digitale Abgabeprotokoll, wie in der Regel auch die Papierprotokolle, Mängelrügen enthalten, so ist aufgrund der kurzen Rügefristen nach Art. 267a Abs. 1 OR von rund drei bis vier Werktagen dessen rechtzeitiger Empfang sicherzustellen. Bei einem Versand per E-Mail hätte die Vermieterin bei entsprechender Bestreitung des Mieters den E-Mail-Provider aufzufordern, die sachdienlichen Nachweise zu liefern. Folglich ist es für die Vermieterin sicherer und beweistechnisch einfacher, wenn sie das digitale Protokoll ausdruckt und innert der Rügefrist dem Mieter per Einschreiben zustellt. Enthält das digitale Abgabeprotokoll eine Schuldanerkennung (z.B. «Hiermit anerkennt der Mieter, der Vermieterin CHF 3'500.00 für Schäden am Mietobjekt zu schulden.»), so ist zu beachten, dass eine Schuldanerkennung zwar ebenfalls nicht an eine bestimmte Form gebunden ist. Ein provisorischer Rechtsöffnungstitel nach Art. 82 Abs. 1 SchKG liegt jedoch nur dann vor, wenn eine Unterschrift auf einem physischen Dokument angebracht wurde (Art. 82 Abs. 1 SchKG).

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass grundsätzlich nichts gegen ein digitales Abgabeprotokoll spricht und eine Liegenschaftsverwaltung damit ihre internen Abläufe optimieren kann. Im Hinblick auf allfällige Beweisfragen im Zivilprozess sollte die vorsichtige Vermieterin jedoch sicherstellen, dass sie die erforderlichen Nachweise der Unabänderlichkeit des Dokuments (z.B. mittels elektronischer Signatur, technischer Vorkehrungen oder sofortigem Versand anlässlich der Wohnungsabgabe) und der rechtzeitigen Zustellung (z.B. Nachweis durch E-Mail-Provider, eingeschriebener Versand) sicherstellen kann. Andernfalls kann der Mieter im Streitfall nachträgliche Manipulationen am Abgabeprotokoll oder gar die verspätete Zustellung einer Mängelrüge geltend machen.